XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz - nur Daten, ohne eigene visuelle Darstellung, ohne passenden Viewer nicht lesbar. ZUGFeRD ist dagegen eine ganz normale PDF-Rechnung (genauer: PDF/A-3) mit demselben strukturierten XML zusätzlich eingebettet - lesbar als PDF für Menschen UND maschinenlesbar für Software zugleich. Beide gelten als vollständige E-Rechnung nach EN 16931, bei ZUGFeRD allerdings nur ab bestimmten Profilen - dazu unten mehr.

Die Verwechslung kommt häufig daher, dass beide Formate dem gleichen EU-Standard EN 16931 folgen und oft in einem Atemzug genannt werden, obwohl sie technisch sehr unterschiedlich funktionieren - das eine ist reiner Code, das andere eine vertraute PDF-Rechnung mit unsichtbarem Zusatzdatensatz. Einen breiteren Überblick über die E-Rechnungspflicht selbst gibt unser E-Rechnung-Leitfaden und unser Beitrag E-Rechnung empfangen: Was B2B-Unternehmen 2025 wissen müssen. Dieser Beitrag konzentriert sich auf den direkten Vergleich der beiden Formate.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Welche ZUGFeRD-Profile zählen als E-Rechnung?

Anders als XRechnung, das immer eine vollständige E-Rechnung ist, kommt es bei ZUGFeRD auf das verwendete Profil an. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und zählen deshalb nicht als vollständige E-Rechnung nach § 14 UStG - eine ausdrückliche Ausnahme im BMF-Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 25 und Rn. 30). Die Profile BASIC, EN 16931 (früher "COMFORT"), EXTENDED und das Profil XRECHNUNG gelten dagegen als vollständige E-Rechnung, verfügbar seit ZUGFeRD-Version 2.0.1. Welche Profile das im Detail sind und wie Sie die eingebetteten Daten öffnen, erklärt unser ausführlicher Beitrag ZUGFeRD-Rechnung öffnen und auslesen.

Woran erkenne ich, welches Format ich erhalten habe?

Am einfachsten an der Dateiendung und dem äußeren Erscheinungsbild: Eine reine .xml-Datei ohne eigene Seitenansicht ist eine XRechnung. Eine ganz normale .pdf-Datei, die beim Öffnen wie jede andere Rechnung aussieht, ist entweder eine gewöhnliche PDF-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Datei - den Unterschied sehen Sie nur, wenn Sie gezielt nach einem eingebetteten XML-Anhang suchen (meist "factur-x.xml") oder einen Viewer nutzen. Die genauen Erkennungsmerkmale für beide Formate zeigen unsere Beiträge XRechnung öffnen und lesen und ZUGFeRD-Rechnung öffnen und auslesen. In beiden Fällen gilt: Die Ansicht im Viewer ist nur eine Darstellung, archivieren müssen Sie das Original - die XML-Datei selbst, bei ZUGFeRD die PDF mit dem eingebetteten XML.

Beide Formate kostenlos öffnen

Unser kostenloser XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer erkennt automatisch, welches der beiden Formate Sie geladen haben, und zeigt die Daten direkt im Browser lesbar an - ohne Hochladen auf einen Server, ohne Anmeldung.

Welches Format sollte ich selbst versenden?

Das hängt vom Empfänger ab, es gibt keine generelle Empfehlung für alle Fälle. Öffentliche Auftraggeber verlangen im B2G-Bereich meist ausdrücklich XRechnung, oft über ein zentrales Einreichungsportal, und akzeptieren ZUGFeRD in diesem Kontext in der Regel nicht. Im normalen B2B-Geschäft sind beide Formate zulässig - ZUGFeRD hat dort praktische Vorteile, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software einfach ansehen kann, während eine reine XRechnung ohne Viewer für den Empfänger unlesbar bleibt. Welches Format Ihre eigene Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware überhaupt erzeugen kann, ist in der Praxis oft die entscheidende Einschränkung, nicht die freie Wahl zwischen beiden. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, müssen Sie ohnehin keine E-Rechnungen ausstellen - Details dazu in unserem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung - für Ihre konkrete Situation sollten Sie sich im Zweifel mit Ihrem Steuerberater abstimmen.