Von der Registrierung bis zum ersten Excel-Export
Alles, was Sie wissen müssen, um mit InboxDoc Rechnungen zu verarbeiten - kein technisches Vorwissen nötig.
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Erstellen Sie Ihr kostenloses InboxDoc-Konto - dauert unter einer Minute, ohne Kreditkarte, und Ihre ersten 5 Rechnungen sind kostenlos.
Kostenlos testen →Holen Sie sich Ihre Weiterleitungsadresse oder geben Sie sie an Ihre Lieferanten weiter
Direkt nach der Anmeldung erhalten Sie von InboxDoc eine persönliche E-Mail-Adresse. Es gibt drei Wege, sie zu nutzen - wählen Sie, was zu Ihnen passt.
Dies ist kein Postfach - Sie melden sich dort nicht an. Senden oder leiten Sie einfach Rechnungen an diese Adresse weiter; sie erscheinen innerhalb von Sekunden in Ihrem InboxDoc-Dashboard.
Screenshot folgt: die Karte mit der Weiterleitungsadresse, mit Kopier- und Neu-generieren-Buttons
Screenshot folgt: der Bildschirm „3 Wege, Rechnungen zu senden“
Manuell weiterleiten
Rechnung im eigenen Postfach? Klicken Sie auf Weiterleiten und senden Sie sie an Ihre InboxDoc-Adresse - keine Einrichtung nötig.
Adresse an Lieferanten weitergeben
Bitten Sie Lieferanten, Rechnungen direkt an Ihre InboxDoc-Adresse zu senden. Sie kommen automatisch an, keine Weiterleitung nötig.
Automatische Weiterleitung einmalig einrichten
Eine einmalige, etwa 3-minütige Einrichtung in Gmail oder Outlook leitet künftig jede Rechnung automatisch weiter. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie beim Verbinden im Dashboard.
Sehen Sie Ihre Rechnungen erscheinen
Jede weitergeleitete oder empfangene Rechnung erscheint innerhalb von Sekunden in einer übersichtlichen Tabelle - Lieferant, Betrag, Datum und Steuer automatisch erfasst, mit Markierungen für Duplikate, fehlende Daten und E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung).
Screenshot folgt: Nahaufnahme des „Weitergeleitet“-Badges und des E-Rechnungs-Badges
Nach Excel exportieren
Ein Klick exportiert alles in eine Tabelle, bereits sortiert in Einnahmen- und Ausgaben-Blätter - fertig für Ihren Steuerberater.
Weiterleitung vs. direkte Kontoverbindung
Beide bringen Ihre Rechnungen zu InboxDoc - der Unterschied liegt darin, was jede Methode sieht.
Weiterleitung
Sieht nur, was Sie weiterleiten oder was direkt an Ihre InboxDoc-Adresse gesendet wird. Der Rest Ihres Postfachs bleibt unberührt - kein Kontozugriff.
Direkte Verbindung
Durchsucht auch bereits vorhandene Rechnungen in Ihrem Postfach, nicht nur zukünftige. Erfordert die Verbindung Ihres Gmail- oder Outlook-Kontos.
Automatische Weiterleitung mühelos machen
Leiten Sie nur die E-Mails weiter, die tatsächlich Rechnungen sind, statt alles.
Fügen Sie dies in das Feld „Enthält die Wörter“ eines Gmail-Filters ein (Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Filter und blockierte Adressen → Neuen Filter erstellen), aktivieren Sie dann „Weiterleiten an“ und wählen Sie Ihre InboxDoc-Adresse:
has:attachment (invoice OR rechnung OR фактура OR receipt OR gutschrift)Um auch bereits vorhandene Rechnungen zu erfassen, aktivieren Sie beim Erstellen des Filters „Filter auch auf passende Konversationen anwenden“ - oder wählen Sie sie manuell aus und nutzen Sie Gmails ⋮-Menü „Mehr“ → „Als Anhang weiterleiten“ (auf gmail.com im Browser, nicht in der mobilen App).
Für Outlook empfehlen wir stattdessen die direkte Kontoverbindung - kein Warten auf Genehmigung, und sie erfasst auch bereits vorhandene Rechnungen.
Möchten Sie lieber weiterleiten? Fügen Sie diese Wörter als einzelne Einträge in die Regelbedingung „bestimmte Wörter im Betreff oder Text“ ein:
invoice, rechnung, фактура, receipt, gutschriftJe nach Version erfasst Outlook entweder eines dieser Wörter oder alle zusammen - testen Sie zuerst mit einer echten Rechnungs-E-Mail, oder fügen Sie die Wörter einzeln hinzu, falls es nicht wie erwartet funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Weiterleitungsadresse ein Postfach, das ich prüfen muss?
Nein. Dies ist kein Postfach - Sie melden sich dort nicht an. Senden oder leiten Sie einfach Rechnungen an diese Adresse weiter; sie erscheinen innerhalb von Sekunden in Ihrem InboxDoc-Dashboard.
Muss ich trotzdem Rechnungen weiterleiten, wenn ich Gmail oder Outlook direkt verbinde?
Nein - eine direkte Verbindung durchsucht Ihr Postfach eigenständig, einschließlich bereits vorhandener Rechnungen. Weiterleitung eignet sich, wenn Sie lieber gar keinen Kontozugriff gewähren möchten.
Was passiert mit der E-Mail nach der Verarbeitung?
Nur die extrahierten Daten (Lieferant, Betrag, Steuer, Datum) werden gespeichert. Die E-Mail und jeder Anhang werden unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht, spätestens jedoch nach 24 Stunden, falls etwas schiefgeht.
Bereit loszulegen?
Ihre ersten 5 Rechnungen sind kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich.