От регистрация до първия ви износ в Excel
Всичко, което трябва да знаете, за да започнете да обработвате фактури с InboxDoc - не е нужен технически опит.
Регистрирайте се
Създайте безплатния си акаунт в InboxDoc - отнема под минута, без кредитна карта, а първите ви 5 фактури са безплатни.
Започни безплатен пробен период →Вземете адреса си за препращане или го дайте на доставчиците си
Веднага след регистрация InboxDoc ви дава личен имейл адрес. Има три начина да го използвате - изберете този, който ви подхожда.
Това не е пощенска кутия - в нея не се влиза. Просто изпращайте или препращайте фактури на този адрес и те ще се появят в таблото ви до секунди.
Предстои екранна снимка: картата с адреса за препращане, с бутони за копиране и генериране на нов
Предстои екранна снимка: екранът „3 начина да изпращате фактури“
Препращайте ръчно
Имате фактура в собствената си поща? Кликнете Препрати и я изпратете на адреса си в InboxDoc - без настройка.
Дайте адреса на доставчиците си
Помолете доставчиците да изпращат фактурите директно на адреса ви в InboxDoc. Те ще пристигат автоматично, без препращане.
Настройте автоматично препращане веднъж
Еднократна настройка от около 3 минути в Gmail или Outlook препраща автоматично всяка бъдеща фактура. Стъпка по стъпка инструкции ще намерите в таблото при свързване.
Гледайте как фактурите ви се появяват
Всяка фактура, която препратите или получите, се появява в чиста таблица до секунди - доставчик, сума, дата и данък, извлечени автоматично, с маркери за дублирани, липсващи данни и електронни фактури (ZUGFeRD/XRechnung).
Предстои екранна снимка: близък план на баджа „Препратена“ и баджа за електронна фактура
Експортирайте в Excel
Едно кликване експортира всичко в таблица, вече сортирана в листове Приходи и Разходи - готова за вашия счетоводител.
Препращане срещу директно свързване на акаунта
И двата начина вкарват фактурите ви в InboxDoc - разликата е какво вижда всеки от тях.
Препращане
Вижда само това, което препратите или изпратите директно на адреса си в InboxDoc. Нищо друго в пощата ви не се докосва - никакъв достъп до акаунта.
Директно свързване
Сканира и фактури, вече намиращи се в пощата ви, не само новите занапред. Изисква свързване на акаунта ви в Gmail или Outlook.
Направете автоматичното препращане без усилие
Препращайте само имейлите, които наистина са фактури, вместо всичко.
Поставете това в полето „Съдържа думите“ на филтър в Gmail (Настройки → Всички настройки → Филтри и блокирани адреси → Създаване на нов филтър), после отметнете „Препращане на“ и изберете адреса си в InboxDoc:
has:attachment (invoice OR rechnung OR фактура OR receipt OR gutschrift)За да обхванете и фактури, вече намиращи се в пощата ви, отметнете „Приложи филтъра и към съответстващите разговори“ при създаване на филтъра - или ги изберете ръчно и използвайте менюто ⋮ „Още“ на Gmail → „Препрати като прикачен файл“ (на gmail.com в браузър, не в мобилното приложение).
За Outlook препоръчваме директно свързване на акаунта вместо това - без чакане за одобрение, а и обхваща фактури, вече намиращи се в пощата ви.
Предпочитате да препращате вместо това? Добавете тези думи като отделни записи в условието на правило „конкретни думи в темата или текста“:
invoice, rechnung, фактура, receipt, gutschriftOutlook може да съвпадне с коя да е от тези думи или с всички тях, в зависимост от версията - тествайте с реален имейл с фактура първо, или ги добавете една по една, ако не улови очакваното.
Често задавани въпроси
Адресът за препращане пощенска кутия ли е, която трябва да проверявам?
Не. Това не е пощенска кутия - в нея не се влиза. Просто изпращайте или препращайте фактури на този адрес и те ще се появят в таблото ви до секунди.
Трябва ли все пак да препращам фактури, ако свържа директно Gmail или Outlook?
Не - директното свързване сканира пощата ви самостоятелно, включително вече съществуващите фактури. Препращането е за случаите, когато предпочитате изобщо да не давате достъп до акаунта си.
Какво се случва с имейла след обработката му?
Запазват се само извлечените данни (доставчик, сума, данък, дата). Имейлът и всеки прикачен файл се изтриват веднага след обработката, но не по-късно от 24 часа, ако нещо се обърка.
Готови ли сте да започнете?
Първите ви 5 фактури са безплатни, без нужда от кредитна карта.