E-Rechnung empfangen: Was B2B-Unternehmen 2025 wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Geschäft zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für die Größe des Unternehmens, Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 und das dazugehörige Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2024. Für viele kleine Unternehmen ist das mehr als ein IT-Thema: die Rechnung, die bisher einfach als PDF im Posteingang lag, reicht formal nicht mehr aus.
Was eine "E-Rechnung" eigentlich ist
Der Begriff ist irreführend, denn eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ist seit der Gesetzesänderung keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne mehr, sondern gilt als "sonstige Rechnung". Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach dem europäischen Format EN 16931, zusätzlich zu oder statt der gewohnten optischen Darstellung. Der Unterschied liegt also nicht im Aussehen der Rechnung, sondern darin, ob ein Rechnungsprogramm die Daten automatisch auslesen kann, ohne dass jemand Beträge und Positionen von Hand abschreibt.
Empfangen ab 2025, Ausstellen mit Übergangsfristen
Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 uneingeschränkt für praktisch jedes inländische Unternehmen, das B2B-Umsätze tätigt, unabhängig von Umsatz oder Größe. Beim Ausstellen von E-Rechnungen gibt es dagegen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch in anderer Form (z. B. Papier oder einfaches PDF) ausgestellt werden. Ab 2027 greift die Pflicht zunächst nur für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 2028 gilt sie dann für so gut gut wie alle inländischen B2B-Umsätze. Wer unsicher ist, zu welcher Gruppe das eigene Unternehmen gehört, findet die aktuellen Details im FAQ-Katalog des BMF, der nach eigener Aussage laufend aktualisiert wird.
Warum diese Pflicht überhaupt eingeführt wurde
Die E-Rechnungspflicht ist Teil einer größeren Entwicklung auf EU-Ebene hin zu digitalen, maschinenlesbaren Meldesystemen bei der Umsatzsteuer. Mittelfristig soll ein verpflichtendes digitales Meldesystem (teils auch als Transaktionsmeldung bezeichnet) darauf aufbauen, bei dem Umsatzdaten zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist dafür die technische Grundlage, unabhängig vom genauen Starttermin eines solchen Meldesystems. Für ein einzelnes kleines Unternehmen ändert das an der Empfangspflicht selbst nichts, erklärt aber, warum der Gesetzgeber hier recht konsequent vorgeht statt es bei einer unverbindlichen Empfehlung zu belassen.
XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied in einfachen Worten
Es gibt zwei gängige Formate, die beide dem EN-16931-Standard entsprechen, sich aber unterschiedlich anfühlen:
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ohne visuelle Darstellung. Öffnet man die Datei direkt, sieht man nur Code, keine klassische Rechnung zum Lesen. Sie wurde ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt und wird dort meist vorausgesetzt.
ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) ist ein Hybridformat: eine normale, lesbare PDF-Rechnung mit eingebettetem XML-Datensatz im Hintergrund. Für einen Menschen sieht sie aus wie jede andere PDF-Rechnung, ein Buchhaltungsprogramm kann aber zusätzlich die eingebetteten Daten automatisch auslesen. Für kleine Unternehmen im B2B-Alltag ist ZUGFeRD deshalb oft die praktischere Wahl, weil sie für Menschen und Maschinen gleichzeitig funktioniert.
Was heißt das praktisch für den Rechnungseingang?
Technisch ändert sich beim Empfang einiges: Eine XRechnung lässt sich nicht einfach öffnen und lesen wie eine gewohnte PDF, man braucht ein Programm, das das XML in eine lesbare Ansicht umwandelt. Bei ZUGFeRD sieht die Rechnung für das Auge unverändert aus, der Mehrwert liegt in den unsichtbaren, strukturierten Daten im Hintergrund. Wer diese Daten nicht automatisch ausliest, lässt im Grunde den eigentlichen Vorteil der E-Rechnung ungenutzt und tippt die Beträge trotzdem von Hand ab, obwohl sie bereits maschinenlesbar in der Datei stecken.
Was ausdrücklich NICHT als E-Rechnung zählt
Ein Missverständnis begegnet einem häufig: Eine eingescannte Papierrechnung, ein Foto einer Rechnung oder ein gewöhnliches PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, selbst wenn die Datei elektronisch per E-Mail verschickt wird. Entscheidend ist nicht der Übertragungsweg, sondern ob ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 enthalten ist. Eine Rechnung, die wie gewohnt aussieht, aber keine eingebetteten oder begleitenden strukturierten Daten hat, bleibt eine "sonstige Rechnung" und fällt unter die Übergangsregeln für das Ausstellen, nicht unter die Pflicht zum Empfang echter E-Rechnungen.
Was Sie zum Empfangen tatsächlich brauchen
Rein rechtlich reicht ein normales E-Mail-Postfach aus, um E-Rechnungen entgegenzunehmen, es gibt keine Pflicht zu einem speziellen Empfangskanal für kleine Unternehmen. Der praktische Haken liegt woanders: Eine XRechnung lässt sich ohne ein passendes Anzeigeprogramm (einen sogenannten E-Rechnungs-Viewer) nicht sinnvoll lesen, man sieht nur rohen XML-Code. ZUGFeRD-Dateien lassen sich dagegen wie gewohnt öffnen, da die lesbare Darstellung direkt im PDF steckt, die strukturierten Daten liegen zusätzlich im Hintergrund. Wer beide Formate ohne Zusatzsoftware lesbar und zugleich maschinell auswertbar haben möchte, kommt um ein Werkzeug, das beide Formate automatisch verarbeitet, kaum herum.
Ein zweiter, oft unterschätzter Punkt ist die Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen wie andere Rechnungen auch GoBD-konform archiviert werden, das heißt insbesondere, der ursprüngliche strukturierte Datensatz muss erhalten bleiben und darf nicht nachträglich verändert werden. Ein Ausdruck auf Papier oder ein Screenshot der lesbaren Ansicht ersetzt die Archivierung der eigentlichen Datei nicht. Die genauen Anforderungen an Ihre individuelle Buchhaltung sollten Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater abstimmen, dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.
Wie InboxDoc E-Rechnungen verarbeitet
InboxDoc liest sowohl XRechnung- als auch ZUGFeRD-Anhänge direkt aus eingehenden E-Mails aus, zusammen mit gewöhnlichen PDF-Rechnungen, die noch keinem der beiden Formate entsprechen. Die eingebetteten bzw. strukturierten Daten (Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum, Steuerbetrag) werden ohne KI-Texterkennung direkt aus dem jeweiligen Datenformat gelesen, nicht per Mutmaßung aus einem Bild interpretiert. Für Sie bedeutet das: Sie müssen nicht zwischen zwei Rechnungsformaten unterscheiden oder ein separates Programm zum Öffnen von XRechnungen einrichten, Ihr Postfach bleibt der einzige Ort, an dem Sie etwas tun müssen.
Häufige Fragen
Betrifft die Empfangspflicht auch Kleinunternehmer? Ja, die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt seit 1. Januar 2025 unabhängig von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Beim Ausstellen eigener Rechnungen gibt es für Kleinunternehmer nach bisherigem Kenntnisstand Erleichterungen, hier lohnt sich im Zweifel ein kurzes Gespräch mit dem eigenen Steuerberater, da sich Detailregelungen noch anpassen können.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht empfangen kann? Rechtlich ändert ein fehlendes technisches Setup nichts an der Wirksamkeit der Rechnung, der Rechnungsaussteller hat seine Pflicht trotzdem erfüllt. Praktisch bedeutet es aber, dass Sie den Inhalt nicht ohne Weiteres lesen können, wenn Sie keine Möglichkeit haben, eine XRechnung darzustellen oder die eingebetteten ZUGFeRD-Daten auszulesen, was Rückfragen beim Lieferanten oder zusätzlichen manuellen Aufwand nach sich ziehen kann.
Reicht es, E-Rechnungen einfach auszudrucken? Zum reinen Lesen ja, für die Aufbewahrungspflicht nein. Der ursprüngliche strukturierte Datensatz muss unverändert archiviert werden, ein Ausdruck ersetzt das nicht.
Muss ich jetzt sofort mein ganzes Rechnungswesen umstellen? Nein, die Empfangspflicht betrifft vor allem die technische Fähigkeit, eingehende E-Rechnungen zu lesen und zu verarbeiten, nicht zwingend die komplette Buchhaltung. Viele kleine Unternehmen lösen das schrittweise: zunächst sicherstellen, dass eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Anhänge überhaupt lesbar sind, und erst danach entscheiden, ob und wie weit die eigene Buchhaltung automatisiert werden soll.
Falls Sie aktuell noch keine Buchhaltungssoftware nutzen und sich fragen, wie Sie ohne ein großes System trotzdem strukturiert mit eingehenden Rechnungen umgehen, lesen Sie, wie das ohne Buchhaltungssoftware funktioniert. Einen Überblick über die Preise und Pläne von InboxDoc finden Sie auf der Preisseite.
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