E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt 2025–2028?

Die E-Rechnungspflicht betrifft seit dem 1. Januar 2025 praktisch jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft - auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für sie gilt dabei eine Besonderheit, die oft für Verwirrung sorgt: Die Pflicht zum Empfangen und die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen sind rechtlich getrennt zu betrachten, und für Kleinunternehmer gilt bei beiden etwas anderes. Einen breiteren Überblick über E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD gibt unser E-Rechnung-Leitfaden, die vollständigen Übergangsfristen für alle Unternehmen erklärt unser Beitrag E-Rechnung empfangen: Was B2B-Unternehmen 2025 wissen müssen. Dieser Beitrag konzentriert sich speziell auf die Kleinunternehmerregelung: Was Sie als Kleinunternehmer selbst beachten müssen, was Sie nicht beachten müssen, und was sich bis 2028 für alle anderen ändert, damit Sie einordnen können, wovon Sie als Kleinunternehmer befreit sind.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für die Kleinunternehmerregelung - sie betrifft jedes inländische Unternehmen, das B2B-Umsätze tätigt, unabhängig von Umsatz oder Rechtsform. Rein technisch reicht dafür ein normales E-Mail-Postfach aus, es gibt keine Pflicht zu einem speziellen Empfangskanal. Der praktische Haken: Eine XRechnung lässt sich ohne passenden Viewer nicht lesen, man sieht nur rohen XML-Code, und auch eine ZUGFeRD-Datei zeigt die eingebetteten, strukturierten Daten nicht von selbst an.

Müssen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen und können weiterhin wie bisher Papier- oder einfache PDF-Rechnungen stellen - eine ausdrückliche Ausnahme im BMF-Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2024. Das gilt unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt andere Unternehmen zur E-Rechnung verpflichtet werden.

Eine zweite, davon unabhängige Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Sie sind generell von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung befreit - unabhängig davon, ob der Aussteller Kleinunternehmer ist oder nicht. Für Kleinunternehmer mit überwiegend kleinen Rechnungsbeträgen greifen damit praktisch zwei Befreiungen gleichzeitig, die sich gegenseitig verstärken, aber rechtlich getrennte Grundlagen haben.

Die Befreiung ist ein Recht, keine Pflicht: Wer als Kleinunternehmer freiwillig schon jetzt E-Rechnungen ausstellen möchte, etwa weil ein Geschäftspartner das bevorzugt, darf das weiterhin tun. Verlieren Sie Ihren Status als Kleinunternehmer, etwa weil Ihr Umsatz die Grenze nach § 19 UStG überschreitet, entfällt die Befreiung ab diesem Zeitpunkt entsprechend - dann gelten für Sie dieselben Übergangsfristen wie für andere Unternehmen.

Der Zeitplan für alle anderen Unternehmen

Zur Einordnung, was Kleinunternehmer dank der Befreiung umgeht: Beim Ausstellen von E-Rechnungen gelten für andere Unternehmen Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch in anderer Form (Papier oder einfaches PDF) ausgestellt werden. Ab 2027 greift die Pflicht zunächst nur für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 2028 gilt sie dann für so gut wie alle inländischen B2B-Umsätze. Alle Details und Ausnahmen dazu stehen in unserem Beitrag E-Rechnung empfangen: Was B2B-Unternehmen 2025 wissen müssen.

XRechnung & ZUGFeRD kostenlos öffnen

Auch wenn Sie als Kleinunternehmer selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, erhalten Sie möglicherweise welche von Lieferanten, die bereits umgestellt haben - und die müssen Sie lesen können. Unser kostenloser XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer öffnet beide Formate direkt im Browser, ohne Hochladen oder Anmeldung. Wie genau die beiden Formate funktionieren und wie Sie sie im Einzelfall öffnen, zeigen unsere Beiträge XRechnung öffnen und lesen und ZUGFeRD-Rechnung öffnen und auslesen.

Archivierung: Original aufbewahren (GoBD)

Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung gilt für empfangene E-Rechnungen dieselbe Aufbewahrungspflicht wie für jede andere Rechnung: GoBD-konform archivieren heißt, der ursprüngliche strukturierte Datensatz - die XML-Datei selbst, bei ZUGFeRD die PDF mit dem eingebetteten XML - muss unverändert und lesbar erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder Screenshot der lesbaren Ansicht ersetzt das Original nicht.

Wann sich Automatisierung lohnt

Bei einer einzelnen eingehenden E-Rechnung pro Monat reicht der Viewer völlig aus. Erhalten Sie dagegen regelmäßig E-Rechnungen von mehreren Lieferanten, liest InboxDoc die eingebetteten XRechnung- und ZUGFeRD-Daten automatisch aus - ohne KI, da die Daten bereits strukturiert in der Datei stecken - und stellt sie als Excel-Tabelle bereit, fertig für Ihren Steuerberater. Sie forwarden die Rechnung einfach an Ihre persönliche InboxDoc-Adresse, ganz ohne Zugriff auf Ihr Postfach.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung - für Ihre konkrete Situation als Kleinunternehmer sollten Sie sich im Zweifel mit Ihrem Steuerberater abstimmen.