ZUGFeRD-Rechnung öffnen und auslesen: So geht’s (2026)
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht beim Öffnen aus wie jede andere PDF-Rechnung - und genau das macht sie praktisch, aber auch leicht zu übersehen. Dieser Beitrag erklärt, was ZUGFeRD genau ist, welche Profile als echte E-Rechnung zählen, wie Sie die eingebetteten Daten tatsächlich sehen, und wie InboxDoc ZUGFeRD-Rechnungen automatisch verarbeitet. Einen breiteren Überblick über E-Rechnungen allgemein, inklusive XRechnung und der Empfangspflicht, gibt unser E-Rechnung-Leitfaden.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine normale, lesbare PDF-Rechnung (genauer: PDF/A-3) mit einem eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz im Hintergrund. Für das menschliche Auge sieht die Datei aus wie jede andere PDF-Rechnung - ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm kann zusätzlich die eingebetteten XML-Daten automatisch auslesen, ohne dass jemand Beträge von Hand abtippt.
Die aktuelle Spezifikation ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X - beide wurden gemeinsam von FeRD und der französischen FNFE-MPE entwickelt, mit einer gemeinsamen Dokumentation auf Deutsch, Englisch und Französisch. Erhalten Sie eine Rechnung, die als "Factur-X" bezeichnet wird, handelt es sich technisch um dasselbe Format wie ZUGFeRD.
ZUGFeRD-Profile: welche zählen als E-Rechnung
ZUGFeRD kennt fünf offizielle Profile, jedes mit eigener XSD- und Schematron-Validierung. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Daten sie enthalten - und genau das entscheidet, ob eine Datei als vollständige E-Rechnung nach § 14 UStG zählt oder nicht:
| Profil | Inhalt | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopf- und Summendaten, ohne Rechnungspositionen | Nein |
| BASIC WL | Kopf- und Zahlungsdaten, ohne Positionen ("without lines") | Nein |
| BASIC | Enthält Rechnungspositionen | Ja |
| EN 16931 | Vollständig EN-16931-konform (früher "COMFORT") | Ja |
| EXTENDED | EN 16931 plus Zusatzfelder für komplexere Fälle | Ja |
MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) nennt beide Profile in Rn. 25 und Rn. 30 ausdrücklich als Ausnahme: ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung - "ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL". Ab BASIC aufwärts gelten die Profile als E-Rechnung; für die meisten B2B-Fälle ist EN 16931 (früher "COMFORT" genannt) die sichere Standardwahl, EXTENDED ist für komplexere Fälle mit zusätzlichen Feldern gedacht. XRechnung wird oft parallel genannt, ist aber kein eigenes ZUGFeRD-Profil, sondern das deutsche CIUS-Format - sein Dateninhalt entspricht dem EN-16931-Profil, nur ohne lesbare PDF-Darstellung.
ZUGFeRD vs. XRechnung im Vergleich
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettetes XML | Reines XML |
| Mit normalem PDF-Reader lesbar? | Ja (visuelle Seite) | Nein, nur Code |
| Haupteinsatz | B2B allgemein | Vor allem B2G (öffentliche Auftraggeber) |
| EN-16931-konform? | Ab Profil BASIC | Immer |
So erkennen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung
Das ist der eigentliche Haken: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht beim normalen Öffnen identisch aus wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung - es gibt kein sichtbares Symbol oder Wasserzeichen, das sie als ZUGFeRD kennzeichnet. Der einzige zuverlässige Weg, es festzustellen, ist zu prüfen, ob die Datei einen eingebetteten XML-Anhang enthält, typischerweise mit dem Dateinamen "factur-x.xml".
Praktisch bedeutet das: Wenn Sie regelmäßig Rechnungen von Lieferanten erhalten, die bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben, lohnt es sich nicht, bei jeder einzelnen PDF-Datei von Hand nachzuschauen, ob ein Anhang vorhanden ist. Genau dafür gibt es automatisierte Lösungen - entweder einmalig mit dem Viewer für eine einzelne Datei, oder dauerhaft mit einem Tool, das jede eingehende Rechnung automatisch darauf prüft.
So öffnen und lesen Sie die Daten
Ein normaler PDF-Viewer zeigt nur das sichtbare Bild der Rechnung - die eingebetteten Daten bleiben dabei unsichtbar. In einem vollwertigen PDF-Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader) lässt sich meist eine Seitenleiste für Anhänge einblenden, oft mit einem Büroklammer-Symbol gekennzeichnet; dort findet sich dann die eingebettete XML-Datei. Browser-Vorschauen zeigen diese Anhänge in der Regel nicht an.
Der einfachste Weg:Unser kostenloser XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer öffnet die Daten direkt im Browser, ohne dass Sie nach einer Anhänge-Leiste suchen müssen - nichts wird hochgeladen, keine Anmeldung nötig.
ZUGFeRD kostenlos öffnenAutomatisch verarbeiten statt einzeln öffnen
Der Viewer eignet sich für den Einzelfall. Kommen ZUGFeRD-Rechnungen regelmäßig an, liest InboxDoc die eingebetteten Daten direkt aus der PDF-Datei aus - Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum, Steuerbetrag - ohne KI-Texterkennung, da die Daten bereits strukturiert in der Datei stecken. Gewöhnliche PDF-Rechnungen ohne eingebettete Daten liest InboxDoc zusätzlich per KI aus, sodass Sie nicht zwischen Formaten unterscheiden müssen und beides im selben Postfach landen kann.
Sie forwarden die Rechnung einfach an Ihre persönliche InboxDoc-Adresse (oder geben die Adresse direkt an Lieferanten, die dann automatisch dorthin senden) - ganz ohne Zugriff auf Ihr Postfach. Wer lieber nichts weiterleiten möchte, kann InboxDoc stattdessen direkt mit Gmail oder Outlook verbinden. In beiden Fällen landen die Daten automatisch als Excel-Tabelle, bereit für Ihren Steuerberater. Wie die Einrichtung konkret abläuft, zeigt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Testen Sie InboxDoc mit Ihren eigenen ZUGFeRD-Rechnungen. Starten Sie den kostenlosen Test und verarbeiten Sie die ersten 5 Rechnungen kostenlos, ohne Kreditkarte.
Weiterlesen: E-Rechnung empfangen: Was B2B-Unternehmen 2025 wissen müssen und Rechnungen aus E-Mails automatisch auslesen statt abtippen.