E-Rechnung archivieren: So bewahren Sie XRechnung und ZUGFeRD GoBD-konform auf

Eine E-Rechnung müssen Sie in ihrem ursprünglichen elektronischen Format archivieren - also die XML-Datei selbst, bei ZUGFeRD die PDF mit dem eingebetteten XML -, unverändert und maschinenlesbar, über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht der Rechnung reicht dafür nicht aus, selbst wenn sie optisch identisch aussieht.

Dieser Beitrag erklärt, wie lange Sie E-Rechnungen aufbewahren müssen, was GoBD-konforme Archivierung konkret bedeutet, und welche praktischen Optionen es gibt. Einen Überblick über E-Rechnungen allgemein gibt unser E-Rechnung-Leitfaden, die beiden Formate erklären unsere Beiträge XRechnung öffnen und lesen und ZUGFeRD-Rechnung öffnen und auslesen.

Wie lange müssen Sie E-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege - und damit auch für Rechnungen - 8 Jahre statt bisher 10, durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 29. Oktober 2024 (Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung selbst, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Für Rechnungen aus der Zeit vor 2025, deren alte 10-Jahres-Frist zum Zeitpunkt der Gesetzesänderung noch nicht abgelaufen war, kann teilweise weiterhin die längere Frist gelten - bei Unsicherheit lohnt sich hier ein kurzer Check mit dem Steuerberater.

Was GoBD-konforme Archivierung bedeutet

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellen dabei im Kern fünf Anforderungen:

• Unveränderbarkeit - die archivierte Datei darf nachträglich nicht bearbeitet werden, jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert sein
• Vollständigkeit - alle empfangenen und ausgestellten E-Rechnungen müssen erfasst sein, ohne Lücken
• Ordnung und Auffindbarkeit - eine einzelne Rechnung muss sich innerhalb angemessener Zeit wiederfinden lassen
• Maschinelle Auswertbarkeit - die Finanzverwaltung muss die Datei mit eigener Software auswerten können, der Hauptgrund, warum die XML erhalten bleiben muss und nicht nur eine lesbare Ansicht
• Verfahrensdokumentation - schriftlich festgehalten, wie Ihre Archivierung technisch und organisatorisch funktioniert

Zusätzlich muss die Finanzverwaltung im Rahmen einer Prüfung Zugriff auf die archivierten Daten erhalten (Datenzugriff nach GoBD). Erstellen Sie zusätzlich eine lesbare Kopie, etwa über einen Viewer, bleibt die XML-Datei trotzdem das rechtlich maßgebliche Original - die Kopie ist nur eine Hilfe für Menschen, kein Ersatz dafür.

Praktisch wird das vor allem bei einer Betriebsprüfung relevant: Fehlt die ursprüngliche XML-Datei, oder lässt sie sich nicht mehr maschinell auswerten, kann das als formeller Mangel in der Buchführung gewertet werden - unabhängig davon, ob die Rechnung inhaltlich korrekt war. Die Archivierung ist also kein reines Verwaltungsdetail, sondern Teil der Nachweispflicht selbst.

Praktische Optionen zur Archivierung

Für die Umsetzung gibt es grob drei Wege:

• DMS- oder Archivsoftware - protokolliert Änderungen automatisch und ist meist die sicherste Option für GoBD-Konformität
• Buchhaltungssoftware mit eingebautem GoBD-Archiv - viele Programme bieten das inzwischen direkt an, oft am einfachsten, wenn Sie ohnehin schon damit arbeiten
• Einfacher strukturierter Ordner mit Backup - technisch möglich, aber mit einer echten Schwäche: ohne zusätzliche Software lässt sich Unveränderbarkeit und Protokollierung nur schwer nachweisen, falls eine Datei versehentlich oder absichtlich überschrieben wird

Ihr E-Mail-Postfach allein ist dagegen keine verlässliche Archivierung - E-Mails werden gelöscht, Postfächer wechseln den Anbieter, und eine Suche nach Jahren ist oft mühsam. Welche Option sich lohnt, hängt vor allem vom Volumen ab: Bei wenigen Rechnungen im Monat reicht ein sauber geführter, regelmäßig gesicherter Ordner oft aus, solange Ihnen die genannte Schwäche bei der Unveränderbarkeit bewusst ist. Steigt das Volumen, wird eine dedizierte Lösung schnell die praktikablere Wahl, schon allein, weil die Protokollierung dann nicht mehr manuell nachvollziehbar wäre.

Häufige Fehler bei der Archivierung

• Nur ausdrucken, statt die Datei selbst aufzubewahren - der Ausdruck ist bestenfalls eine Arbeitskopie
• XML in PDF umwandeln und die XML anschließend löschen - damit geht genau der Teil verloren, der die Datei überhaupt zu einer E-Rechnung macht
• Dateien nachträglich umbenennen oder bearbeiten, etwa um Ordnung zu schaffen - genau das widerspricht der geforderten Unveränderbarkeit
• Nur im persönlichen Postfach einer einzelnen Person aufbewahren, ohne gemeinsamen Zugriff oder Übergabe bei Personalwechsel
• Kein regelmäßiges Backup, sodass ein einzelner technischer Defekt die gesamte Archivierung gefährdet

XRechnung später lesen: der Viewer

Wenn Sie eine archivierte XRechnung später noch einmal lesen möchten, ändert oder lädt unser kostenloser XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer die Datei nicht hoch - er zeigt sie nur lesbar im Browser an, das archivierte Original bleibt unberührt.

Wie InboxDoc sich einordnet

Wichtig zu wissen: InboxDoc ist kein Archiv. Die Rohdaten eingehender E-Mails und Anhänge werden nur kurz verarbeitet und danach wieder gelöscht - gespeichert werden ausschließlich die extrahierten Daten (Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum, Steuerbetrag) als Excel-Tabelle für Ihren Steuerberater, nicht die Originaldatei selbst. Die GoBD-konforme Archivierung der Original-XML bzw. ZUGFeRD-PDF müssen Sie weiterhin selbst in Ihrem Archiv oder DMS sicherstellen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung - für Ihre konkrete Archivierungslösung sollten Sie sich im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder einem spezialisierten Anbieter abstimmen.