Е-фактура: какво е и как да обработвате получени е-фактури
24 октомври 2026 г.

Е-фактура: какво е и как да обработвате получени е-фактури

Повечето хора, които търсят "електронна фактура" или "е фактура", всъщност искат да разберат как да издадат такава на свой клиент. Този текст отговаря първо на общия въпрос какво е е-фактура и какво казва законът - а после се насочва към другата страна на темата: как да обработвате е-фактурите, които получавате от доставчици, защото точно с това помага InboxDoc.

Какво е електронна фактура в България

На практика у нас "електронна фактура" най-често означава обикновена PDF фактура, изпратена по имейл - и това е напълно валидна форма, при спазване на няколко условия по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС). Съществува и друг, по-рядко срещан тип: структурирана е-фактура, записана в машинночетим формат (например XML), която софтуер може да прочете автоматично, без човек да преписва данните на ръка. И двата варианта са "електронна фактура" в по-широкия смисъл, но вторият е това, което в страни като Германия вече е по-строго регулирано (повече за това по-долу).

Според ЗДДС използването на електронна фактура изисква съгласието на получателя - но то не трябва да е изрично или писмено. На практика, ако получите PDF фактура по имейл, осчетоводите я и я платите, с тези си действия сте я приели. В чисто бизнес отношения все пак е добра практика съгласието да се уговори изрично, например в договор или по имейл. Моментът на издаване на електронна фактура е моментът, в който доставчикът я предостави на получателя - например я изпрати по имейл (чл. 113, ал. 12 ЗДДС). Доставчикът е длъжен да гарантира автентичност, цялост и четливост на фактурата през целия срок на съхранение - чл. 114, ал. 11 ЗДДС посочва примерни начини за това, включително квалифициран електронен подпис, но не го прави единствения възможен.

Няма изискване да пазите хартиено копие на електронна фактура, нито да уведомявате НАП предварително, за да я приемете. Общото правило за срока на съхранение на счетоводни документи по Закона за счетоводството е 10 години за счетоводни регистри и финансови отчети (чл. 42 ЗСч) - точната класификация на отделен документ понякога зависи от конкретния случай, затова при съмнение си струва кратък разговор със счетоводителя ви.

На практика това означава, че обикновена фактура, получена като PDF прикачен файл в Gmail или Outlook от доставчик, с когото работите редовно, вече е "електронна фактура" в законния смисъл на думата - не е нужна никаква допълнителна стъпка, за да стане валидна. Истинският въпрос за повечето малки фирми не е дали фактурата е законна, а какво правите с нея, след като пристигне: дали някой я отваря и преписва на ръка, или данните стигат автоматично там, където ви трябват.

Задължително електронно фактуриране - какво предстои

На ниво ЕС пакетът ViDA ("VAT in the Digital Age") беше официално приет през март 2025 г. и въвежда задължително структурирано електронно фактуриране за трансгранични сделки между държави от ЕС от 2030 г. - това вече е решено. Същият пакет позволява на отделните държави членки да въведат подобно задължение и за вътрешни (национални) сделки по-рано, по собствено решение - и именно тази възможност обсъжда предложение на Министерството на финансите, публикувано за обществено обсъждане през септември 2026 г., за задължително структурирано фактуриране между български фирми от 1 януари 2028 г. Важно: към момента това е само проект - текстовете не са приети от Народното събрание и сроковете могат да се променят. Ако темата е актуална за вашия бизнес, следете официалните съобщения на НАП и Министерството на финансите, а не само тази статия.

Работа с немски партньори: XRechnung и ZUGFeRD накратко

Ако работите с клиенти или доставчици от Германия, е възможно да получите фактура във формат XRechnung или ZUGFeRD - там структурираното електронно фактуриране вече е частично задължително. XRechnung е чист XML файл без визуално оформление - отворен директно, показва само код. ZUGFeRD е хибриден формат: обикновена, четима PDF фактура с вграден XML файл в нея, който софтуер може да прочете допълнително. С нормален PDF четец ZUGFeRD изглежда като всяка друга фактура, но XRechnung изисква специална програма. Нашият безплатен XRechnung & ZUGFeRD четец отваря такъв файл директно в браузъра, без регистрация и без да се качва никъде.

Истинският проблем: получените фактури

Независимо дали фактурите, които получавате, са обикновени PDF-и или структурирани е-фактури, реалният проблем за повечето малки фирми е един и същ. Фактурите пристигат разпръснати в пощенската кутия - от десетина различни доставчика, всеки с различно оформление на имейла и фактурата си. Някой трябва да отваря всяка поотделно и да преписва доставчик, сума, ДДС и дата на ръка в Excel за счетоводителя - работа, която не добавя никаква стойност, защото данните вече са били в имейла. Понякога един и същ документ пристига два пъти (напомняне за плащане с повторен прикачен файл е честа причина) и се озовава двукратно в таблицата, което обикновено се забелязва едва при равняване с банковото извлечение. Нищо от това не се решава от самия формат на фактурата - решава се от това как обработвате входящата поща.

Какво да проверите, преди да смените процеса

Преди да автоматизирате обработката на получените фактури, си струва да отговорите на три въпроса. Първо - през колко различни подателя и пощенски кутии реално пристигат фактурите ви в момента: една пощенска кутия се автоматизира много по-лесно от пет разпръснати. Второ - пристигат ли фактурите предимно като прикачен PDF файл, или вече получавате и структурирани е-фактури от чуждестранни партньори - вторият случай е технически различен и си струва да знаете предварително дали инструментът, който избирате, въобще ги разпознава. Трето - под каква форма са ви нужни данните накрая: чиста Excel таблица, или директно в счетоводен софтуер. Отговорите на тези въпроси определят колко реално може да се автоматизира с разумни усилия и къде ще остане нужна ръчна проверка в началото.

Как InboxDoc помага

InboxDoc ви дава личен адрес за препращане веднага след регистрация: препращате фактурите сами към него, или го давате директно на доставчиците си, които тогава ги изпращат автоматично там - без да е необходим достъп до пощенската ви кутия. Ако предпочитате да не препращате нищо, можете вместо това да свържете InboxDoc директно с Gmail или Outlook пощенската си кутия. Българските фактури се разпознават автоматично, а структурираните е-фактури (XRechnung, ZUGFeRD) се четат директно от данните в тях, без изкуствен интелект - докато обикновените PDF фактури минават през AI разпознаване. Резултатът излиза като Excel таблица с колони на български език (доставчик, сума, ДДС, номер и дата на фактурата), готова за счетоводителя ви.

Как точно изглежда настройката, можете да видите в нашето ръководство за първи стъпки, а ако все още нямате счетоводен софтуер, вижте какво да търсите в софтуер за фактури.

Изпробвайте InboxDoc с вашата собствена пощенска кутия и собствени фактури. Започнете безплатен пробен период и обработете първите 5 фактури безплатно, без нужда от кредитна карта.

Често задавани въпроси

Валидна ли е фактура, получена по имейл?

Да. Според ЗДДС електронна фактура е валидна, ако получателят е съгласен да я получава по електронен път - съгласието не трябва да е писмено, достатъчно е да приемете фактурата чрез поведението си (например като я осчетоводите и платите). Важното е доставчикът да гарантира автентичност, цялост и четливост на фактурата през целия срок на съхранение.

Трябва ли да разпечатвам електронните фактури на хартия?

Не. Няма изискване за съхранение на хартиено копие - електронната фактура може да се съхранява изцяло в електронен вид, стига да остане автентична, непроменена и четлива през целия задължителен срок.

За колко време трябва да пазя получените фактури?

Общото правило по Закона за счетоводството е 10 години за счетоводни регистри и финансови отчети. Точната класификация на отделните документи може да варира - при съмнение е добре да уточните конкретния срок със счетоводителя си.

Какво е разликата между обикновена PDF фактура и структурирана е-фактура?

PDF фактурата по имейл е най-честата форма на електронна фактура в България днес и е напълно валидна при спазване на изискванията на ЗДДС. Структурираната е-фактура (например във формат XML, като немските XRechnung и ZUGFeRD) съдържа данните в машинночетим вид, който софтуер може да прочете автоматично, без да се налага ръчно въвеждане.

Как да отворя XML фактура (XRechnung)?

С нормален PDF четец или браузър не става - XRechnung е чист XML файл без визуално оформление. Нашият безплатен XRechnung & ZUGFeRD четец отваря такъв файл директно в браузъра, без регистрация и без да се качва никъде.

Задължително ли е електронното фактуриране в България в момента?

Не, няма действащо задължение за структурирано електронно фактуриране между български фирми към момента. Министерството на финансите публикува проект за такова задължение от 1 януари 2028 г., но текстовете все още не са приети от Народното събрание и могат да се променят.

Как InboxDoc обработва получените фактури?

Получавате личен адрес за препращане веднага след регистрация - препращате фактурите сами към него или го давате директно на доставчиците си. Обикновените PDF фактури се разпознават автоматично, а структурираните е-фактури (XRechnung, ZUGFeRD) се четат директно от данните в тях, без изкуствен интелект. Резултатът излиза като Excel таблица с колони на български език.