Софтуер за фактури: как да спрете да въвеждате данни ръчно

Фактура от доставчик пристига по имейл като PDF прикачен файл. Някой я отваря, прочита доставчик, сума, номер и дата на фактурата и ги въвежда ръчно в Excel или счетоводния софтуер. При пет фактури месечно това отнема минути. При петдесет или сто се превръща в отделна, повтаряща се задача, която всяка седмица отнема реално време, без да добавя каквато и да е стойност - данните са били в имейла през цялото време.

Защо ръчното въвеждане отнема толкова време

Реалният разход на време рядко е самото въвеждане на числата - той е във всичко, което се случва преди това: намиране на правилния имейл в пощенската кутия, отваряне на прикачения файл, разпознаване на нужните полета в PDF-а (които при различните доставчици са на съвсем различни места), и накрая проверка, че няма допусната грешка. При десет различни доставчика това означава десет различни оформления на фактура, които трябва да се разчитат всеки път отначало.

Грешката, която никой не планира

Ръчното пренасяне на данни е податливо на грешки не защото хората са невнимателни, а защото е монотонна задача, трудна за поддържане без пропуски при по-голям обем фактури. Разменена цифра в сумата или грешна дата на фактурата често се забелязва седмици по-късно, когато числата в счетоводството не съвпадат - а тогава издирването на причината отнема много повече време от самото първоначално въвеждане.

Какво всъщност правят сканирането и извличането на данни

Сканирането на фактури и извличането на данни означава: система се свързва директно с имейл пощенската кутия, разпознава входящите фактури сама и извлича нужните полета - доставчик, сума, ДДС, номер на фактура и дата - без да е необходимо някой да отваря файла ръчно. Резултатът е чист, табличен ред за всяка фактура, готов за Excel или за счетоводния софтуер, вместо да чака някой да го препише на ръка.

Къде точно се губи времето

Ако разделите обработката на една фактура на отделни стъпки, се вижда ясно откъде идва реалният разход на време: намиране на имейла, отваряне на прикачения файл, разчитане на оформлението на конкретния доставчик, преписване на стойностите, и накрая проверка срещу оригинала. Всяка стъпка поотделно отнема секунди до минути, но при повече доставчици и по-голям обем фактури те се натрупват всяка седмица - а нито една от тях не може да се ускори съществено, докато човек трябва да отваря всяка фактура поотделно.

Най-неприятният случай е пропусната фактура - например защото е пристигнала с нетипично заглавие на имейла или се е изгубила в претрупана пощенска кутия. За разлика от сгрешена цифра, напълно пропусната фактура обикновено се забелязва едва когато пристигне напомняне за плащане или възникне неочаквано разминаване в счетоводството. Система, която активно разпознава всяка входяща фактура, вместо да разчита някой да я открие ръчно, закрива точно този пропуск.

Какво да търсите в софтуер за фактури

Не всеки софтуер за фактури работи по еднакъв начин. Разликата, която си струва да проверите, е дали системата изисква предварителна настройка за всеки доставчик поотделно (шаблон по шаблон), или разпознава фактурите директно от съдържанието им, независимо от оформлението. Вторият подход е по-устойчив, защото продължава да работи и когато получите фактура от нов доставчик, с който никога досега не сте работили.

С или без счетоводен софтуер

Не всяка малка фирма има нужда от пълноценен счетоводен софтуер още от самото начало - много собственици на бизнес управляват фактурите си директно в Excel, особено в първите години. Софтуер за извличане на данни от фактури не изисква да имате вече внедрена счетоводна система - той може да работи самостоятелно, извеждайки чиста таблица с данни, която после или подавате на счетоводителя си, или въвеждате сами в избран от вас счетоводен продукт, когато му дойде времето.

Какво се случва с прикачени файлове, които не са фактури

Обикновена пощенска кутия, използвана за бизнес кореспонденция, съдържа освен фактури и оферти, стокови разписки, бюлетини и всякакви други прикачени файлове. Система за автоматично извличане на данни трябва да различава кое всъщност е фактура от всичко останало, вместо да обработва сляпо всеки прикачен PDF. Това работи по-надеждно, когато разпознаването се базира на реалното съдържание на документа (има ли номер на фактура, сума, ДДС), а не само на ключови думи в темата на имейла, които се различават силно между отделните доставчици.

Също толкова важна е проверката за дублирани фактури - някои доставчици изпращат една и съща фактура по два пъти по грешка, или напомняне за плащане съдържа отново същия прикачен файл. Без проверка за дубликати една и съща фактура се озовава двукратно в таблицата, което обикновено се забелязва едва при равняване с банковото извлечение.

Какво да проверите преди да смените процеса

Преди да автоматизирате обработката на фактурите, си струва да отговорите на три въпроса: през колко различни подателя и пощенски кутии реално пристигат фактурите ви в момента - една пощенска кутия се автоматизира много по-лесно от пет разпръснати; дали фактурите пристигат предимно като прикачен PDF файл или вградени директно в текста на имейла, второто е по-рядко, но технически е различен случай; и накрая - под каква форма са ви нужни данните накрая, като чиста Excel таблица или директно в счетоводен софтуер. Отговорите на тези три въпроса определят колко реално може да се автоматизира с разумни усилия и къде ще остане нужна ръчна проверка.

Как работи InboxDoc

InboxDoc се свързва с вашата Gmail или Outlook пощенска кутия, разпознава входящите фактури автоматично и извлича доставчик, сума, ДДС, номер и дата на фактурата - без значение дали фактурата е обикновен PDF или вече е във формат на електронна фактура. Извлечените данни могат да се изнесат директно като Excel таблица, без да отваряте фактурите една по една. Повече за цените и плановете на InboxDoc можете да видите на страницата с цени, а ако все още нямате счетоводен софтуер, вижте как InboxDoc работи и без него.

Какво е реалистично в преходния период

Преминаването не трябва да е всичко наведнъж. Много малки фирми започват с автоматизиране на фактурите само от една, най-натоварена пощенска кутия, докато по-рядко използваните допълнителни пощи продължават да се обработват ръчно засега. Това намалява риска нещо да бъде пропуснато, докато свиквате с новия процес, и лесно може да се разшири към още пощенски кутии, щом първата стъпка се докаже на практика.

Изпробвайте InboxDoc с вашата собствена пощенска кутия и собствени фактури. Започнете безплатен пробен период и обработете първите 5 фактури безплатно, без нужда от кредитна карта.